Folosirea soldurilor sau a camerelor virtuale este utilă pentru gestionarea serviciilor și produselor pe care doriți să le facturați, dar care nu sunt legate de o rezervare. Poți folosi soldurile și pentru facturarea evenimentelor sau poți utiliza aceste solduri pentru a muta servicii dintr-o rezervare care vor fi achitate după data de check-out. Iată cum să faci asta:
Pasul 1: Accesarea soldurilor / camerelor virtuale
Apasă butonul de meniu și apoi selectează "Solduri / Camere virtuale".
Pasul 2: Adăugarea unui sold
Apasă "Adaugă sold" și completează informațiile cerute.
- Nume sold: Introduce un nume pentru sold, astfel încât să-l poți identifica ușor. Acesta nu trebuie să fie identic cu numele cumpărătorului.
- Cumpărător: Alege tipul de cumpărător, persoană fizică sau juridică. Folosește butonul de căutare pentru a căuta oaspetele sau compania și butonul de adăugare dacă oaspetele sau compania nu se află în sistem.
- Restaurant: Bifează dacă dorești ca acest sold să fie disponibil și în restaurant.
Apasă "Adaugă" pentru a finaliza adăugarea soldului.
Pasul 3: Adăugarea unui avans în sold
Apasă "Edit" lângă soldul dorit.
Apasă butonul "+" din dreapta "Adaugă avans" pentru a adăuga un avans și completează informațiile.
- Nume avans: Introduce denumirea avansului.
- Valoare avans: Introduce valoarea avansului.
- Cotă TVA: Alege cota de TVA a avansului.
- Alege dacă facturarea se face pe persoană fizică sau pe persoană juridică și folosește opțiunile pentru a le alege.
Apasă "Adaugă" pentru a finaliza adăugarea avansului.
Proforma avansului a fost adăugată și se regăsește în secțiunea "Proforme".
Apasă "Acțiuni" lângă factura proformă pentru mai multe opțiuni.
Pasul 4: Adăugarea produselor în sold
- Apasă "Edit" lângă soldul dorit.
- Apasă "Adaugă produs", alege categoria produsului și completează numărul de bucăți.
- Apasă "Adaugă" pentru a finaliza adăugarea produsului.
- Produsul a fost adăugat și se regăsește în sold.
Pasul 5: Procesul de facturare
Configurează secțiunea "Detalii factură".
- Afișare cameră: Alege dacă dorești sau nu afișarea camerei în factura.
- Afișare perioadă: Alege dacă dorești sau nu afișarea perioadei de cazare în factură.
- Afișare tip masă: Alege dacă dorești sau nu afișarea tipului de masă inclus în factură.
- Factură: Alege dacă dorești să emiți factura sau doar bon fiscal.
Dacă toate opțiunile sunt selectate, produsul din factură va fi afișat în acest format: "Cazare cu mic dejun în camera 102 în perioada 06 Apr 2023 - 08 Apr 2023."
Pasul 6: Alegerea cumpărătorului
În acest câmp se află titularul facturii, care este același cu titularul rezervării. Dacă ai ales să emiți factura pe persoană juridică, aici vei găsi firma adăugată la rezervare.
Dacă dorești să emiți factura pe un alt nume, diferit de titularul rezervării, urmează pașii:
Apasă "Edit" lângă cumpărător și selectează tipul cumpărătorului.
- Persoană fizică: Caută clientul sau adaugă unul nou.
- Companie: Alege compania sau apasă butonul "+" pentru a adăuga una nouă.
Pasul 7: Adăugarea serviciilor facturate
- Tipul serviciului: Aici avem disponibile serviciile adăugate în "Servicii & Produse Extra > Pachete turistice". Selectând un serviciu din lista disponibilă, toate produsele facturate vor fi grupate în factura sub o singură linie de produs, cu numele acestuia.
- Modalitate de plată: Alege modul în care oaspetele își achită serviciile.
- Click "Altă modalitate de plată" dacă oaspetele alege să achite cu mai multe modalități de plată, de exemplu, o parte cash, o parte card.
- Achitat în: Alege moneda în care se achită.
- Facturează: Sistemul emite factura fiscală, iar pe casa de marcat, în cazul în care este conectată la sistem, s-a emis și bonul fiscal, pentru orice modalitate de plată mai puțin Virament.
Pentru a afla cum poți trimite factura direct pe e-mailul clientului, sau ce alte opțiuni de lucru ai cu factura, accesează "Facturi".