Un mod mai eficient de a comunica cu clienții.
Setează structura emailurilor și SMS-urilor trimise din sistem către oaspeți:
Apasă butonul de meniu și selectează Automatizări Email & SMS.
1.Factura fiscală Nr. X
Acest email conține factura și informații despre aceasta și este trimis manual către oaspete.
- Apasă Editare lângă tipul de email pentru a modifica structura și informațiile acestuia.
Cum să-l folosești:
- Apasă butonul Trimite Mail lângă factura, din Portofoliul Rezervării sau din Finanțe > Facturi.
NOTĂ: Dacă adresa de email nu este completată în profilul oaspetelui, va trebui să o adaugi manual în fereastra care se deschide atunci când apeși butonul Trimite Mail.
2.Proforma Factura Nr. X
Acest email conține factura proforma și informații despre aceasta și este trimis manual către oaspete.
- Apasă Editare lângă tipul de email pentru a modifica structura și informațiile acestuia.
- Trimite acest email oaspeților pentru orice proforma factură pe care ai emis-o din sistem.
- Apasă butonul Trimite Mail lângă factura, atât din Portofoliul Rezervării, cât și din lista de proforma facturi în Proforme. (Dacă adresa de email nu este completată în profilul oaspetelui, emailul nu va fi trimis. Completează adresa de email și trimite emailul din nou.)
- Conectează sistemul la un procesator de plăți online astfel încât acest email să aibă, de asemenea, un link unde oaspetele poate face o plată online cu cardul. Mai multe informații despre plata online cu cardul pot fi găsite aici.
Când oaspetele efectuează o plată online cu cardul, sistemul primește automat confirmarea plății de la procesatorul de plăți și transformă proforma factura într-o factură fiscală.
3.Confirmare Rezervare
Acest email este trimis automat către oaspete atunci când o rezervare manuală sau una de la un partener online este adăugată în sistem și conține informații despre aceasta.
- Apasă Editare lângă tipul de email pentru a modifica structura și conținutul acestuia.
- Selectează lângă acest tip de email dacă dorești să-l trimiți automat sau nu.
- Emailul este trimis automat atunci când rezervarea este adăugată.
- Dacă adresa de email nu este completată în profilul oaspetelui, emailul nu va fi trimis. Completează adresa de email și trimite emailul manual. Accesează rezervarea, apasă butonul Trimite Mail & SMS sub numele oaspetelui și alege Confirmare Mail.
- Dacă dorești să trimiți documente suplimentare în acest email, încarcă acele informații pe site-ul locației,la un URL, și adaugă respectivul link în email astfel încât oaspetele să-l poată accesa oricând.
4.Check In ‘Nume Unitate’ Hotel Online
Acest email este trimis către oaspete și conține informații despre accesarea Aplicației pentru Oaspeți.
- Apasă Editare lângă tipul de email pentru a deschide cele două opțiuni.
- Editare: Apasă acest buton pentru a modifica structura și informațiile acestui email.
- Setări: Apasă acest buton pentru a configura ce câmpuri ar trebui să completeze oaspeții în formularul de înregistrare din Guest App.Bifează câmpurile dorite și salvează informațiile. Selectează lângă acest tip de mail dacă dorești să-l trimiți automat sau nu. Mailul este trimis automat la ora 10:00 AM cu o zi înainte de ziua sosirii.
- Dacă adresa de email nu este completată în profilul oaspetelui, mailul nu va fi trimis. Completează adresa de email și trimite mailul manual. Accesează rezervarea, apasă butonul Trimite Mail & SMS sub numele oaspetelui și alege Mail Acces Guest APP.
5.Cum a fost șederea ta la ‘Nume Unitate’?
Acest email este trimis către oaspete și conține informații despre cum poate lăsa un review pentru unitate.
- Apasă Editare lângă tipul de email pentru a modifica structura și informațiile acestuia.
- Alege lângă acest tip de email dacă dorești să-l trimiți automat sau nu. Emailul este trimis automat la ora 10:00 AM cu o zi după plecare. Review-ul lăsat de oaspete se găsește în Recenzii. Mai multe informații despre recenzii pot fi găsite aici. Dacă adresa de email nu este completată în profilul oaspetelui, emailul nu va fi trimis.
6.Verificare adresă de email
Acest email este trimis utilizatorului nou creat pentru validarea adresei de email la prima conectare în sistem.
- Apasă Editare lângă tipul de email pentru a modifica structura și informațiile acestuia.
7.Resetare Parolă ‘Nume Unitate’
Acest email este trimis utilizatorului atunci când acesta solicită resetarea parolei și oferă posibilitatea de a o reseta.
- Apasă Editare lângă tipul de email pentru a modifica structura și informațiile acestuia.
8.Ștergere Date Personale
Acest email este trimis către oaspete atunci când trimiți un email pentru a șterge datele personale.
- Apasă Editare lângă tipul de email pentru a modifica structura și informațiile acestuia.
- Poți trimite acest email accesând Oaspeți, selectând oaspetele dorit și apăsând butonul Trimite Mail Ștergere.
- Mai multe informații despre oaspeți și ștergerea datelor acestora pot fi găsite aici. În conținutul emailului există un buton pe care oaspetele îl poate apăsa pentru a-și șterge automat datele personale din sistem.
9.SMS Cheie-e & Check In Online
Acest SMS este trimis către oaspete și conține informații despre accesarea Aplicației pentru Oaspeți.
- Apasă Editare lângă tipul de SMS pentru a modifica structura și informațiile acestuia. Limita maximă de caractere este 140.
- Alege lângă acest tip de SMS dacă dorești să-l trimiți automat sau nu și de asemenea verifică Modulul SMS dacă vrei să-l trimiți automat. SMS-ul este trimis automat la ora 10:00 AM în ziua sosirii. Costul unui SMS trimis din sistem este de 0,10 EUR, indiferent dacă este trimis manual sau automat.
- Dacă numărul de telefon nu este completat în profilul oaspetelui, SMS-ul nu va fi trimis. Completează numărul de telefon și trimite SMS-ul manual. Accesează rezervarea, apasă butonul Trimite Mail & SMS sub numele oaspetelui și alege SMS Acces Aplicație Oaspete.
- Costul total al SMS-urilor va fi facturat pe următoarea factură emisă doar dacă valoarea totală a SMS-urilor trimise depășește 10 EUR. Altfel, valoarea este raportată la luna următoare și sistemul așteaptă ca valoarea să depășească 10 EUR pentru emiterea facturii.
10.Oaspeți cazați la "Nume Unitate" la data x
Acest email este trimis la adresa de email a poliției atunci când a fost efectuată auditarea de noapte.
- Apasă Editare lângă tipul de email pentru a modifica structura și să completezi adresa de email a poliției la care e-factura ar trebui trimisă automat.
- Mai multe informații despre e-factură pot fi găsite aici.
- Alege lângă acest tip de email dacă ar trebui să fie trimis automat sau nu. Acest Raport se găsește și în secțiunea Statistici Oaspeți din meniu și te poate ajuta să eficientizezi procesul de transmitere a informațiilor către poliție.
11.Mulțumim pentru recenzia șederii tale la ‘Nume Unitate’
Acest email este trimis la adresa de email a oaspetelui dupa ce ai răpsuns la Review-ul trimis de acesta.
- Apasă Editare lângă tipul de email pentru a modifica structura acestuia.
- Alege lângă acest tip de email dacă ar trebui să fie trimis automat sau nu. Acest email te poate ajuta să oferi oaspeților feedback pe feedback-ul pe care ți l-au trimis și să menții o relație apropiată cu ei.
Sfaturi:
- În emailul de confirmare, poți adăuga informații despre ruta către locație, activitățile care au loc la unitatea ta sau în apropiere, etc
- De asemenea, poți adăuga un link către un videoclip sau documentație utilă pentru oaspeții tăi. În emailurile cu facturi, poți adăuga termenul de plată sau termenii și politicile privind plățile.