Support Center

Pentru a emite o factura in sistemul Pynbooking avem urmatoarele optiuni:

• Facturare din folio-ul rezervării: De aici emitem facturi pentru noptile de cazare și serviciile consumate de către un oaspete care are o rezervare în sistem. Aceasta include toate costurile asociate cu șederea și serviciile utilizate de către oaspete.
• Facturare din folio-ul soldului: Acest mod de facturare se utilizează pentru a emite facturi pentru clienții care nu beneficiază de cazare, dar utilizează servicii adiacente oferite de proprietate, cum ar fi o cină festivă sau o conferință (dacă modulul de evenimente nu este utilizat).

Emitere factura din Folio al unei rezervari

In folio, sau caseria rezervarii regasim tariful de cazare pentru fiecare rezervare, mai putin cele Protocol. De asemenea, aici vom regasi serviciile consumate de oaspete si introduse de receptie sau trimise din restaurant. 

Pentru a emite o factura din folio unei rezervari, urmeaza pasii:

1.Acceseaza casieria rezervării

• Primul pas este să accesezi casieria rezervării apăsând Folio. Aici vei găsi contul oaspetelui ce cuprinde toate serviciile și produsele consumate de acesta.

2. Selectarea serviciilor și produselor

• Următorul pas este să selectezi serviciile și produsele pe care dorești să le facturezi, dând click în căsuța ☐ alăturată serviciului.

3. Configurarea Detaliilor facturii

În secțiunea Detalii factura, tu va trebui să alegi:

• Afisare camera? Alege dacă dorești sau nu afișarea camerei în factura.
• Afisare perioada? Alege dacă dorești sau nu afișarea perioadei de cazare în factura.
• Afisare tip masa? Alege dacă dorești sau nu afișarea tipului de masă inclus în factura.
• Factura? Alege dacă dorești să emiți factura sau doar bon fiscal.

Notă: Dacă alegi 'Da' la toate rubricile, produsul din factura va apărea în acest format: “Cazare cu mic dejun în camera 102 în perioada 06 Apr 2023 - 08 Apr 2023.”

4. Selectarea Cumpărătorului

În acest câmp se află titularul facturii, care este același cu titularul rezervării. Dacă ai ales să emiți factura pe persoana juridică, aici vei găsi firma adăugată pe rezervare.

Dacă dorești să emiți factura pe alt nume, urmează pașii:

• Apasă Edit în dreptul cumpărătorului și selectează tipul cumpărătorului.
• Pentru Persoana fizica, caută clientul sau adaugă unul nou.
• Pentru Companie, alege compania sau apasă butonul '+' pentru a adăuga una nouă.

5. Facturarea Serviciilor

În partea de servicii facturare:

• Selectează Tipul serviciului din Servicii & Produse Extra > Pachete turistice daca doresti sa grupezi toate produsele sub un anumit pachet.
• Alege Modalitate de plata. Dacă oaspetele alege să achite cu mai multe modalități de plată, apasă pe Alta modalitate de plata. In fereastra ce se deschide mai jos introdu valoarea partiala a platii si apasa pe + pentru a adauga o noua metoda de plata.
• Selectează moneda în care se achită in campul Achitat in.
• Apasă Factureaza.

Sistemul va emite factura fiscală, iar pe casa de marcat, în cazul în care este conectată la sistem, se va emite și bonul fiscal, pentru orice modalitate de plată mai puțin Virament.

Pentru mai multe detalii despre cum să trimiți factura direct pe mailul clientului sau ce alte opțiuni de lucru ai cu factura, accesează  Facturi.

6. Facturarea parțială

În cazul în care dorești să încasezi doar o parte din suma sau să facturezi către două persoane fizice sau către o persoană fizică și către o persoană juridică, folosește opțiunea Imparte pentru facturare parțială.

Acestă opțiune este disponibilă numai pentru serviciile de cazare, nu și pentru alte servicii sau produse.

• După ce ai selectat cel puțin un serviciu de cazare în Folio, în ecranul de facturare devine disponibilă opțiunea Imparte.
• Apasă butonul Imparte, completează valoarea dorită în căsuța serviciului de cazare și continuă procesul de facturare.
• Sistemul va emite factura doar pe suma completată. Restul sumei rămâne ca serviciu neplătit.

7. Adăugarea de produse

• Accesează Folio al rezervării dorite.
• Apasă Adauga produs și selectează categoria de produse dorită.
• Completează numărul de produse și apasă Adauga.
• Selectează produsele și facturează-le cum ai învățat mai sus.
• Apasă Actiuni în dreptul produsului dorit și apasă Sterge pentru a șterge produsul adăugat.

Pentru mai multe informații despre adăugarea produselor predefinite, accesează aici.

8. Transferul produselor și serviciilor

• Apasă Actiuni în dreptul produsului dorit și apasă Transfera.
• Alege unde dorești să transferi produsul: la Altă camera (trebuie sa aibă check-in efectuat) sau alt Sold.

Produsele și serviciile au fost transferate și se regăsesc acum unde au fost transferate. Accesează soldul sau rezervarea în care ai transferat pentru a factura.

9. Închiderea unei tranzacții cu Notă

Notele emise în urma închiderii unei tranzacții doar cu bon fiscal au valoare strict informativă.

În cazul în care oaspetele se răzgândește ulterior și solicită emiterea facturii fiscale, această notă poate fi anulată doar in ziua emiterii. Serviciile vor fi reactivate și se pot închide cu factura. 

Emitere factura din Folio al unui sold

1.Creeaza un sold.   

Acceseaza butonul de meniu, in campul Financiar acceseaza Sold-uri/ Camere Virtuale. Mai multe despre cum sa creezi un sold gasesti aici. 

2. Adauga produsul

Spre deosebire de rezervare, un sold vine cu casieria goala. Pentru a factura din sold trebuie sa adaugam in acesta produsul pe care dorim sa-l incasam. 

• Apasă "Adaugă produs", alege categoria produsului și completează numărul de bucăți.
• Apasă "Adaugă" pentru a finaliza adăugarea produsului.
• Produsul a fost adăugat și se regăsește în sold.

De asemenea, din sold putem sa adaugam o factura de avans cu tva diferit 9%. Pentru aceasta, vom folosi butonul Adauga Avans.

Apasă butonul "+" din dreapta "Adaugă avans" pentru a adăuga un avans și completează informațiile.

• Nume avans: Introduce denumirea avansului.
• Valoare avans: Introduce valoarea avansului.
• Cotă TVA: Alege cota de TVA a avansului.
• Alege dacă facturarea se face pe persoană fizică sau pe persoană juridică și folosește opțiunile pentru a le alege.

Apasă "Adaugă" pentru a finaliza adăugarea avansului.

Proforma avansului a fost adăugată și se regăsește în secțiunea "Proforme".

Apasă "Acțiuni" lângă factura proformă pentru mai multe opțiuni.

Eventuale situatii si rezolvari

1. Oaspetele a achitat mai mult și a trebuit să plece mai devreme.

• Stornează factura de avans.
• Adaugă în rezervare un avans egal cu suma de achitat.
• Deschide un sold unde adaugă ca avans suma rămasă, folosind funcția Adaugă Avans.

2. Oaspetele a achitat dar nu s-a prezentat.

• Accesează Folio rezervării.
• De pe butonul Actiuni, din dreptul facturii de avans apasă Transfer.
• Transferă avansul într-un sold existent, sau creează un sold pentru acest oaspete.

Pentru mai multe detalii despre cum să creezi și să folosești un sold, accesează aici.

3. Oaspetele a achitat în avans o cazare pentru o perioadă ce nu a fost încă stabilită.

• Accesează butonul de meniu > Financiar > Sold-uri / Camere Virtuale.
• Apasă butonul Adauga Sold și adaugă un sold pe numele plătitorului.
• În sold adaugă avansul, ca în pasul 3 de la prima situație.
• După prestarea serviciilor transferă-le în sold pentru a emite factura finală.

4. Primiți mesajul "Cumpărătorul diferă față de cel al facturii de avans! Factura de avans are client ID ……..".

Mesajul apare deoarece incerci sa inchizi un avans pe un nume diferit de cel al platitorului avansului, sau in cadrul profilului au fost efectuate modificari.  În conformitate cu legislația fiscală din România, este necesar ca factura finală să aibă ca titular persoana care a plătit avansul inițial.

Rezolva asa:

• În cadrul rezervării apasă butonul Adauga și în câmpul de căutare introdu id-ul indicat de sistem in mesajul din titlu.
• Adaugă acest profil în rezervare și fă-l client principal.
• Emite factura finală cu acest oaspete titular.

5. Vreau sa emit o factura de ramburs

• Creeaza un sold, cum ai invatat mai sus.
• Apasa butonul Adauga produs si selecteaza optiunea Corectii.
• Introdu valoarea rambursului, cu minus in campul cu tva corespunzator. 
• Emite factura de ramburs. 

Atentie- produsul adaugat cu functia de Corectii nu poate fi cumulat intr-o factura cu un produs cu plus. 

6. Vreau sa vreau sa emit o proforma pentru mai multe camere

Cea mai usoara metoda este sa folosim o rezervare de grup. Mai multe despre rezervarea de grup gasesti aici. 

Daca totusi rezervarile nu apartin unui grup, urmeaza pasii:

1. Transfera serviciile de cazare pe o singura camera

• acceseaza folio si apasa transfer; 
• alege camera pe care vrei sa muti toate produsele.

2. Emite factura proforma

• acceseaza rezervarea, apasa avans si introdu suma.
• apasa Genereaza.
• cand primesti confirmarea de plata, acceseaza folio al rezervarii si in dreptul proformei apasa Actiuni > Confirma plata.

3. La prestarea serviciilor, emite factura finala

• acceseaza Folio al rezervarii si bifeaza toate produsele, inclusiv produsul cu minus.
• emite factura finala.

Mod de lucru corect cu avansurile

Orice suma incasata pentru un sejur inaintea prestarii acestuia se considera avans. 

Nu emite factura finala inainte de prestarea serviciului deoarece aceasta inseamna asumarea prestarii!

Flux de lucru corect:

- Emite o factura proforma din rezervare, apasand butonul Avans;
- Daca ai incasat suma aferenta, apasa butonul Actiuni din dreptul proformei si confirma plata;
- Emite factura finala, ce va contine avansul cu minus si serviciile prestate cu plus la decazarea oaspetelui.

In acest fel te asiguri ca:

- In cazul unei modificari de tarif ulterioare poti efectua aceasta modificare in rezervare;
- In cazul unui control poti justifica incasarea ca si avans, deoarece pentru aceasta inca nu ai prestat nimic;
- In cazul neprezentarii poti inchide factura finala corect, cu produsul Penalizare Neprezentare, nu vei inchide factura ca si cum oaspetele a fost cazat.