Support Center

Adaugă Rezervare

• Apasă pe butonul meniu > Calendar rezervări.
• Pentru mai multe informații despre calendarul de rezervări, accesează aici. Apasă Adaugă rezervare.

Completează următoarele informații pentru a introduce o rezervare în sistem:

Oaspete

• Apasă Adaugă oaspete. Caută numele oaspetelui pentru a afla dacă are deja profil în sistem. Dacă are, folosește profilul existent pentru a putea avea un istoric corect al oaspetelui. Dacă nu, click Adaugă client nou.
• Completează cât mai multe informații despre oaspete și salvează. Nu omite informațiile obligatorii: Nume, Prenume, Telefon, Adresa de e-mail și Țara.

Notă: Adaugă adresa de e-mail și telefonul pentru a putea trimite clientului facturile, link-ul de acces în Guest App și nu numai.

• Oaspetele a fost adăugat în rezervare și a fost salvat în sistem.
• Pentru rezervările viitoare, folosește profilul creat.
• Mai multe informații despre oaspeți găsești aici.

Tip rezervare

O rezervare poate fi de trei tipuri:

• Cerere. Folosește acest tip când rezervarea nu este confirmată de oaspete sau când nu ești sigur că acesta se va prezenta.
• Confirmată. Folosește acest tip când ai garantia rezervării, fie un avans, fie suma totală.
• Protocol. Folosește acest tip când vrei să oferi oaspetelui serviciile de cazare gratuit. Totalul serviciilor de cazare al rezervării va deveni astfel 0, chiar dacă va trebui să selectezi un tarif pentru a salva rezervarea.Orice alte servicii adaugate in rezervare nu vor fi tratate ca si protocol. 

Perioada

• Alege data de sosire și data de plecare a oaspetelui.
• Data de sosire nu poate fi una din trecut, iar data de plecare nu poate să fie identică cu data de sosire.
• Numărul nopților de cazare este calculat automat.

Notă:Dacă dorești utilizarea rezervărilor de tip Day Use, adaugă rezervarea pe o noapte și efectuează Check-in.

În momentul în care aceasta este finalizată, efectuează Check-out (în aceeași zi cu cea de Check-in).

Tip camere / Cameră

• Alege tipul de cameră și alege camera.
• Alegerea numărului camerei nu este obligatorie în momentul adăugării rezervării.
• Poți lăsa rezervarea cu camera nealocată, și alege camera la check-in în funcție de ce camere ai curate la sosirea clientului.
• Chiar dacă rezervarea este nealocată, disponibilitatea camerelor este actualizată.

NOTA: Pentru usurinta in fluxul de munca recomandam sa alocati camera in ziua sosirii. 

Sursa rezervări

• Alege sursa din care provine rezervarea.
• Mai multe informații despre sursele de rezervare găsești aici.

Tarif

Alege moneda în care dorești să introduci tariful.

Există două modalități de tarifare:

• Normal. Bifează tarif normal și alege din contractele existente. Mai multe informații despre contracte găsești aici.
• Manual. Bifează tarif manual pentru a completa manual tariful pe noapte. Completează tariful rezervării pe noapte. Sistemul va calcula automat totalul cazării și îl va afișa în rezervare.

Tarife pe zi 

Dacă vrei să efectuezi o modificare asupra tarifului dintr-o anumită zi, apasă butonul "Tarife pe zi".

• Tarife - vezi tariful pe fiecare zi de sejur. Apasă butonul "ⓘ" și află din ce este compus. Dacă vrei să modifici una dintre zile, apasă pe Preț și introdu noua valoare.
• Plan mese - vezi ce mese are oaspetele în fiecare zi de sejur.
• Pret mese - vezi prețul prestabilit al fiecărei mese incluse, per oaspete. Dacă vrei să modifici acest preț, dă clic pe preț și introdu noua valoare.

Tip masă

Alege tipul de masă.

• Dacă tipul tarifului este normal, vei avea disponibile spre alegere tipul de masă disponibil pentru contractul ales.
• Dacă tipul tarifului este manual, vei avea disponibile spre alegere toate tipurile de masă.

Facturare

• Alege dacă facturarea se va face pe persoană fizică (și se vor prelua datele oaspetelui) sau companie (sistemul îți va cere să adaugi datele companiei).
• Dacă vrei să adaugi firma clientului, bifează Companie la Facturare și alege una dintre firmele existente în sistem sau adaugă o firmă nouă, apăsând butonul +.
• Este de ajuns să introduci CUI-ul și sistemul va găsi firma. Apasă Salvează ca să folosești profilul.

Check In

• Apasă butonul Check In pentru a caza rezervarea. Această acțiune este posibilă numai în ziua de sosire și dacă respectiva cameră nu este ocupată de altă rezervare fără Check out efectuat.

Check Out

• Apasă butonul Check Out pentru a decaza rezervarea. Această acțiune este posibilă numai dacă soldul rezervării este 0.

Avans

• Apasă butonul Avans pentru a introduce suma cerută ca avans pentru rezervare. Mai multe despre avans poți citi aici.

Mesaj

• Apasă butonul Mesaj și adaugă un mesaj vizibil pentru colegii care lucrează în sistem. Acesta nu va fi vizibil oaspetelui.

Anulare Rezervare

• Poți anula o rezervare doar dacă Check-in-ul nu este efectuat.
• Accesează rezervarea și apasă butonul Anulează din partea dreaptă a ecranului, din secțiunea de detalii a rezervării.
• Completează motivul anulării și apasă Anulează rezervarea.

Blocare Camera

Pentru a bloca o cameră și pentru a ocupa disponibilitatea acelui tip de cameră în perioada dorită, urmează pașii de mai jos:

• Apasă butonul tip lăcat mov din calendar, alege perioada în care dorești să blochezi, alege tipul de cameră, alege camerele dorite, completează motivul blocării și apasă Blochează camera.
• O cameră blocată este afișată în calendar cu linie mov.
• Dacă vrei să folosești anumite camere pentru cazarea angajaților le poți bloca. La motivul blocării completează "cazare angajat". Astfel, rapoartele tale vor fi mai clare.

Această blocare te ajută să nu transmiți la parteneri disponibilitate în anumite perioade/din diverse motive (ex: reparații camera). Nu vor putea intra rezervări în perioadele blocate.

Notă: Camerele blocate vor fi deduse din totalul general, pentru a nu influența negativ gradul de ocupare.

Deblocare

Apasă pe linia mov din calendar și apasă Deblocheaza camera.

SFAT: Asigură-te că blochezi camerele în zilele/perioadele în care acestea nu permit cazarea. (Ex: reparații camera, verificări sistem încălzire, etc.)

Cont camera

Există trei posibilități prin care poți să stabilești valoarea contului de cameră, iar pentru configurarea acestora, urmează pașii de mai jos:

A. În planurile tarifare din Channel Manager

1. Adaugă plan tarifar. Apasă butonul meniu, apasă Planuri tarifare, apasă Adauga plan pentru a adăuga un plan tarifar nou sau apasă Edit în dreptul unui plan tarifar existent, completează valoarea cont camera. Salvează informațiile! 🚀 Channel Manager va distribui aceasta valoare către toți partenerii online conectați, iar rezervările provenite din Channel Manager de la acești parteneri vor avea această valoare a mesei stabilită.
2. Mai multe informații despre Channel Manager găsești aici, iar despre adăugarea planurilor tarifare găsești aici.

B. În Contractele, Alocări & Discount-uri

1. Poți adăuga contracte cu tipurile de masă demipensiune, pensiune completă sau all inclusive și poți stabili valoarea contului de cameră pentru acestea.
2. Adaugă un contract cu demipensiune, pensiune completă sau all inclusive; Apasă butonul ✿ și adaugă valoarea în câmpul Cont camera; În rezervările cu tarife normale la care alegi contracte cu cont camera stabilit, valoarea acestuia se va prelua în mod automat în rezervare.
3. Mai multe informații despre adăugarea contractelor găsești aici.

C. Manual în rezervări

1. Adaugă o rezervare manual în sistem și stabilește valoarea contului de cameră. Alege în rezervarea adăugată tip de masă demipensiune, pensiune completă sau all inclusive. Accesează folio rezervării, apasă Setări demipensiune > completează valoarea contului de cameră pe noapte. Salvează informațiile! 🚀
2. Mai multe informații despre adăugarea rezervărilor găsești aici.

Mod de funcționare: Cont camera

• Toate rezervările care dețin cont camera au o secțiune separată în folio, specială pentru cont camera, numită ca tipul de masă ales.
• Poți adăuga în această secțiune toate serviciile și produsele pe care dorești să le incluzi în valoarea contului de cameră.
• Notele trimise din restaurant în contul unei camere se trimit în mod automat în secțiunea contului de cameră.

Atentie! Aceasta nu se aplica in cazul bacsisului adaugat pe note. Bacsisul se va posta separat, in caseria rezervarii. 

• Totalul valorilor serviciilor și produselor din secțiunea contului de cameră sunt incluse în mod automat în valoarea contului de cameră.
• În cazul în care valoarea acestor servicii și produse nu depășește valoarea totală a contului de cameră, oaspetele va achita oricum această valoare deoarece ea este inclusă în tariful de cazare.
• În cazul în care valoarea acestor servicii și produse depășește valoarea totală a contului de cameră, diferența se adaugă automat în folio și trebuie facturată oaspetelui pentru a putea efectua Check Out.

Tips & Tricks

Utilizează contul de cameră pentru a face șederea oaspeților mai ușor de gestionat din punct de vedere financiar(atât pentru aceștia, cât și pentru staff), având de dinainte o perspectivă a valorii ce va fi consumate pe mese/alte servicii și produse.

Situatii posibile

Rezervări multiple cu același oaspete titular

În cazul în care un singur oaspete a rezervat mai multe camere la cazare, va trebui să adăugăm în fiecare rezervare oaspeții care se vor caza.

Pentru asta, urmează pașii:

1. Accesează rezervarea și apasă butonul 'Adaugă'.
2. Caută profilul oaspetelui care se va caza. Dacă acesta nu are profil în sistem, adaugă un profil nou.
3. Dă click pe profilul adăugat și fă-l oaspete principal.
4. Dă click pe profilul inițial și șterge-l din rezervare, dacă acesta nu se cazează în această cameră.